Privzeto gre spletno naročilo naravnost v koledar. Če želiš vsakega prej pogledati, vklopi ročno potrjevanje — termin takrat počaka v vrsti s stanjem Čaka potrditev.
Vklopi ročno potrjevanje #
- V levem meniju odpri Nastavitve → Splošno.
- Izberi zavihek Nastavitve naročanja.
- Vklopi stikalo Ročno potrjevanje terminov in shrani.
V levem meniju se pojavi nov zavihek Potrjevanje.
Samodejno potrdi obstoječe stranke #
Če želiš ročno preverjati samo nove stranke, stalne pa naj se naročajo brez čakanja, vklopi še stikalo Samodejno potrdi obstoječe stranke.
- V Nastavitve → Splošno → Nastavitve naročanja najprej vklopi Ročno potrjevanje terminov.
- Pod njim se pokaže stikalo Samodejno potrdi obstoječe stranke. Vklopi ga in shrani.
Stikalo je privzeto izklopljeno in je vidno šele, ko je ročno potrjevanje vklopljeno. Brez ročnega potrjevanja nima učinka, ker se takrat vsi termini potrdijo samodejno.
Obstoječa (stalna, redna) stranka je tista, ki jo že poznaš: vsaj en njen termin je bil že potrjen ali opravljen, ali pa si jo v kartoteko strank vnesel sam. Ujemanje se išče po telefonski številki, sicer po e-pošti. Njen termin se potrdi takoj in stranka dobi običajno sporočilo s potrditvijo.
Nova stranka počaka v zavihku Potrjevanje, tudi če se naroči večkrat. Ko ji prvič ročno potrdiš termin, postane obstoječa in se njeni naslednji termini potrdijo sami. Zapis, ki ga je ustvarila samo spletna rezervacija ali prijava na čakalno vrsto, ni dovolj, prav tako ne zavrnjen termin. Arhivirane stranke se ne štejejo kot obstoječe.
Če v zavihku Potrjevanje takrat že čakajo termini obstoječih strank, te aplikacija ob shranjevanju vpraša, kaj naj naredi z njimi. Z gumbom Potrdi jih potrdiš vse naenkrat in stranke dobijo potrditev. Z Pusti v potrjevanju ostanejo, kjer so, in jih potrdiš posamično. Termini novih strank v vsakem primeru ostanejo v potrjevanju.
Enako velja pri avansnem plačilu: po uspešnem plačilu se termin obstoječe stranke potrdi sam, termin nove stranke pa počaka na tvojo potrditev.
Potrdi ali zavrni #
- Odpri Potrjevanje in zavihek Prihajajoči. V seznamu so naročila, ki čakajo, s terminom, stranko, storitvijo, izvajalcem in lokacijo.
- V stolpcu Dejanje klikni Potrdi ali Zavrni.
Potrjen termin postane navaden termin v koledarju in stranka dobi potrditev. Zavrnjen se sprosti, stranka pa je o tem obveščena.
Termin, ki čaka na potrditev, že zaseda svoj čas v koledarju, zato se na isto uro ne more naročiti nihče drug. Ura se sprosti šele, ko termin zavrneš.
Pretekli termini, ki niso bili potrjeni #
Če termina ne potrdiš pravočasno, ostane v potrjevanju tudi potem, ko je njegov čas že minil. Taki termini so v zavihku Pretekli, da ne mešajo seznama prihajajočih.
Pri preteklem terminu samo zabeležiš, kaj se je zgodilo:
- Opravljen: stranka je prišla in storitev je bila opravljena.
- Ni prišla: stranke ni bilo.
- Zavrni: termina nisi sprejel.
Stranka ob tem ne dobi nobenega sporočila, saj je termin že mimo. Z gumbom Vse označi kot opravljene urediš vse pretekle termine naenkrat (upošteva izbrano lokacijo). Tiste, na katere stranka ni prišla, prej označi posebej.
Kdaj se ročno potrjevanje splača #
Splača se, kadar vsakega naročila ne moreš sprejeti brez premisleka — pri dolgih ali dragih storitvah, pri novih strankah ali kadar delaš na več lokacijah in moraš pot uskladiti sam.
Če te skrbijo predvsem nove stranke, vklopi ročno potrjevanje skupaj s samodejno potrditvijo obstoječih strank: stalne stranke dobijo potrditev takoj, pregledaš samo neznane.
Ne splača pa se pri kratkih rednih storitvah: potrjevanje upočasni stranko, ki je pravkar rezervirala, in odvzame prav tisto, zaradi česar spletno naročanje deluje — takojšnjo gotovost.
Namesto ročnega potrjevanja pogosto bolje deluje avansno plačilo: stranka ostane samopostrežna, resnost naročila pa je preverjena s plačilom.
Ročno potrjevanje je vezano na paket. Če stikala ne vidiš, ga tvoj paket ne vključuje — kaj vsebuje kateri, je na ceniku.